E-Fatura’da Lokalizasyon Çalışmaları

E-fatura hepimiz için bu yılın en güncel konularından biriydi. Bizlerden gelen yoğun taleplere SAP kayıtsız kalmayarak biraz geç de olsa yılın dördüncü çeyreğine yaklaşırken konuyla ilgili bir çalışma başlattı. Henüz pilot aşamasında olan SD, MM ve FI faturaları için gerçekleştirilen çalışmalar üzerine hemen her gün sizlerden sorular almaktayız. Bu yazımızda sizinle E-fatura lokalizasyonun proje planını, alt yapısını ve çalışma şeklini paylaşacağım.

- Proje Planı -

Lokalizasyon çalışmaları için sadece bilgilendirme amacıyla yayınlanan not ile başlayabiliriz. 1884695 numaralı notun açıklamalarında ve içerisinde gelen ekte yapı özet bir şekilde anlatılıyor. Ancak bu not sadece bilgilendirmek amacıyla yayınlandı, içerisinde herhangi bir düzenleme içermiyor.

1890576 numaralı not SD faturaları ve MM iade/fiyat farkı faturaları için düzenlemeleri içeriyor. Not bu hafta tüm SAP müşterileri için yayınlanacak.

Yeni yayınlanacak diğer bir not ise FI’dan kesilen faturalar için düzenlemeleri içerecek. Bu konudaki çalışmalar halen devam ediyor.

- Alt yapı -

E-fatura göndermek üzerine kurgulanan alt yapı temelde şu şekilde çalışacak. MM veya FI faturaları için belgenin kaydedilmesi, SD faturaları için muhasebeleştirilme esnasında eğer müşteri/tedarikçi E-fatura sistemine dahil ise UBL_TR formatındaki zorunlu olan 35 alan için ilgili değerler bir RFC aracılığıyla entegrasyon sunucusuna gönderiliyor.

(Entegrasyon sunucusu UBL formatına dönüştürme, elektronik imzalama/zarflama ve gönderim işlemini yapan sunucudur ve lokalizasyon kapsamında gelmemektedir. Özel entegratör firmalar (ÖEF) ile çalışılması durumunda ÖEF'ler tarafından bu sunucu sağlanmakta, doğrudan entegrasyon yapılması durumunda ise ayrı bir yazılım satın alınarak entegrasyon sunucusu olarak işlem yapması sağlanmaktadır)

E-fatura sistemine dahil olan tedarikçi/müşterilerin saklanabilmesi için bir tablo geliştirilmiş. Faturanın kaydedilmesi esnasında bu tablo kontrol ediliyor.

Ayrıca gönderilen faturalar için sistemde bir kayıt tablosu da oluşturulmuş.

- Çalışma şekli -

Doğrudan entegrasyon yöntemini tercih edenler için entegrasyon sunucularına, entegratör firmalar ile çalışılması durumunda ise karşı tarafın sunucularına gönderilmesi planlanan veriler için belirlenmiş yol RFC_EINV_REQ_RES_TR isimli bir fonksiyonun karşı sistemde de tanımlanarak verinin bu fonksiyona gönderilmesi. Sonrasında karşı sunucu tarafından bu veriler çerçevesinde UBL_TR formatındaki e-fatura dosyasına dönüştürülüp, imzalanıp, zarflanarak GİB’e gönderilmesi.

- Kurulum ve test süresi –

Notun kurulumuna başlanmadan önce ekler bölümünde gelen manuel işlemlerin yapılması gerekiyor. Bu işlemler yaklaşık olarak 0,5-1 günlük bir çalışma süresi alıyor. Sonrasında SNOTE işlemi ile kuruluma devam ediliyor. Test süresi ise firmalarımızdaki fatura çeşitliliğimize göre farklılık gösterecektir, bununla birlikte entegrasyonun da işin içerisinde olduğunu düşünürsek en az 1-2 haftalık test sürelerine ihtiyacımız olduğunu rahatlıkla söyleyebiliriz.

Tüm bu verilerle birlikte bizler için e-fatura lokalizasyonundaki en önemli soru ise notların 01.01.2014 tarihine yetişip yetişmeyeceği. Her ne kadar süreci geliştiren ekip tüm çabalarıyla hedef tarihi yakalamak için ciddi bir efor sarfetse de, en iyi ihtimal ile notlar bu tarihte yayınlanacaktır. Notların yüklenmesi ve test edilmesi sürelerini de göz önünde bulundurursak şu an için bence bu tarihe yetişmek pek olası gibi gözükmüyor.

Bu notta belirtilen düzenlemelerin tek başına yapılması da yeterli olmayıp karşı taraftaki entegrasyon sunucularının da belirtilen yapıda çalışır hale gelmesini sağlamak gerekeceği için buradaki süreyi de mutlaka hesap ediyor olmak gerekiyor.

Notlar ile ilgili düzenlemeler, hemen bu yılın başında devreye alınmasından ziyade orta vadede bizlere sağlayacağı standart ve desteklenir yapı itibariyle önem kazanacak gibi gözüküyor. Konuyla ilgili sorularınız olursa Linkedin’deki grubumuzda konu ile ilgili açılan tartışmalara katılabilir veya info@sugturk.org adresinden bizlere e-posta gönderebilirsiniz.

Herkese şimdiden iyi yıllar dileklerimle.

Saygılarımla,

Kerem Karabiber
SUGTURK - Genel Başkan

E-Posta: kerem.karabiber@sugturk.org